Inkoop

De inkoop van producten en diensten speelt een steeds grote rol in de totale kosten van GGZ-organisaties. De omvang hiervan is in de loop der jaren als gevolg van uitbesteding van taken substantieel gestegen. Het is hierbij belangrijk de juiste balans tussen de behoeften van de klant en de optimale inkoop te bereiken. 

Procesinrichting 
De inkoopdiensten zijn binnen FacZo gedefinieerd om zo transparantie te verkrijgen over de dienstverlening die kan worden geboden. 

1. Participeren in een gezamenlijke inkoop
   Binnen FacZo Inkoop is het mogelijk dat GGZ-instellingen zich aansluiten bij de inkoopkalender. Met behulp van deze tool wordt jaarlijks door de deelnemende GGZ-instellingen bepaald welke onderwerpen op de markt worden aangevraagd. Afhankelijk van het aantal deelnemers en de complexiteit wordt een prijs per deelnemer bepaald voor deelname aan het specifieke inkooptraject. 
2. Leveranciers- en contractmanagement
   Nadat een contract is afgesloten wordt de dienstverlening door de leverancier gestart. Omdat de meeste contracten meerdere jaren lopen, worden er, met gebruik van een leveranciersbeoordelingsproces evaluatiemomenten ingepland om de prestaties te monitoren, te evalueren en bij te stellen. Deze activiteit kan voor u of voor de deelnemende GGZ-instellingen verricht worden. 
3. Contractbeheer
   Contractbeheer maakt gebruik van een geavanceerd inkoop- en logistiek softwaresysteem waarin nauwkeurig alle contracten per instelling worden geadministreerd en kunnen worden gemonitord. Op deze wijze weet u te allen tijde welke verplichtingen zijn aangegaan tegen welke kosten en voor welke periode. 
4. Operationele inkoopondersteuning
   Om de zorg zoveel mogelijk te ontlasten met het zoeken naar en inkopen van artikelen heeft inkoop de beschikking over een geavanceerd inkoopbestelsysteem waarbinnen alle artikelen van leveranciers beschikbaar zijn. Voor diverse leveranciers is het artikelbestand direct gekoppeld aan het inkoopbestelsysteem zodat het volledige assortiment van de leverancier beschikbaar is voor de bestellers. 
   Dit betekent dat vrijwel alle inkopen autonoom en gestroomlijnd kunnen plaatsvinden waarbij middels een koppeling met de financiële systemen ook de kosten op de juiste kostenplaatsen worden geboekt. Artikelen die niet vindbaar zijn of medewerkers die vragen hebben kunnen contact opnemen met onze operationele inkoopdesk. Deze medewerkers lossen de problemen op zodat de juiste artikelen op de juiste plaats geleverd worden. 

Voor de GGZ is het geheel van technische infrastructuur, performance, connectiviteit en ontsluiting van essentieel belang. Immers de zorgverlening verplaatst zich steeds meer naar de thuissituatie en wordt daarmee ambulant. De wens voor beschikbaarheid van informatie via gebruikersvriendelijke applicaties sluit daarbij aan. Dat gaat dus zowel over de infrastructuur als de te gebruiken software. 

Vanuit FacZo brengen we kennis en ervaring in van de ‘best practices’ in de markt. Om vanuit inkoop van toegevoegde waarde te zijn voor de ICT-afdeling is deze bundeling van ervaring en het onderhouden van een goede relatie van cruciaal belang. De competenties van onze inkopers zijn daarop afgestemd. Zij weten wat er speelt op zorggebied en in de markt en kunnen daardoor inspelen op de behoeften van de klant. 

Laboratoriumbepalingen 
Het inkopen van laboratoriumbepalingen voor GGZ-instellingen vraagt extra aandacht. Omdat de gemoedstoestand per cliënt enorm kan verschillen stellen wij eisen aan de competenties van degene die de prikactie uitvoert, zoals empathisch vermogen. 
Daarnaast adviseren wij over de procesinrichting van o.a. digitaal aanvragen en de ontsluiting van de digitale uitslagen. Wie heeft de informatie nodig en hoe toegankelijk en veilig is dat? Bijvoorbeeld al dan niet via een EPD. FacZo beschikt over deze kennis en deze delen wij graag met u. 

Medicijnen 
Inkoop van medicijnen binnen de GGZ vertegenwoordigt een groot bedrag. Bovendien geldt hiervoor de 20/80 regel: 20% van alle medicijnen beslaan 80% van de totale kosten. 

Schaalgrootte creëren is dan ook nuttig. FacZo heeft met haar klantenkring al schaalgrootte opgebouwd en kan dit volume inzetten voor andere GGZ-instellingen (kostenbesparing). 

Daarnaast onderkennen wij in het proces het belang van de dienstverlening. Specifiek hierin is bijvoorbeeld de verhouding tussen de apotheekfunctie en de geneeskundige-/behandelfunctie van de GGZ. Onze ervaring en proceskennis zetten wij hiervoor in zodat optimaal gebruik wordt gemaakt van deze diensten voor het voorschrijvingsproces. 

Bij de inkoop van facilitaire producten en diensten moet vooraf nagedacht worden welk niveau van dienstverlening gewenst is en welke consequenties die keuze met zich meebrengt. Denk aan de gevolgen bij een keuze voor een inspannings- of prestatieverplichting. Als gevolg hiervan kan er gestuurd worden op kosten en kunnen risico’s worden beheerst. Vaak zijn er substantiële kostenreducties mogelijk met behoud van of met verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening. 

Voor het beheersen van de facilitaire kosten is een professioneel inkoopproces cruciaal. FacZo kan u hierbij ondersteunen waarbij wij u met ons proces volledig kunnen ontzorgen. Wij kunnen u adviseren over de te volgen inkoopstrategie en ondersteunen bij het opstellen van programma’s van eisen. In samen werking met een projectleider vanuit de eigen organisatie nemen we de uitvoering van de feitelijke inkoop op ons en verzorgen we de contractering. Tijdens de implementatie periode zijn we beschikbaar voor vragen en eventuele ondersteuning. Hiernaast zorgen wij voor een volledig afgestemd contract- en leveranciersmanagement in de daaropvolgende periode. Op deze wijze kan de gecontracteerde dienstverlening optimaal worden benut en daadwerkelijk voldoen aan de vereiste kwaliteit met een continue verbetering. 

Bij de inkoop van facilitaire producten en diensten kunt u denken aan: